Wstęp
Wielu wykonawców przegrywa przetargi nie z powodu ceny czy jakości oferty, ale dlatego, że brakuje dokumentów albo są one błędnie przygotowane. Rok 2026, wraz z pełną elektronizacją procedur w e-Zamówienia, sprawia, że poprawna dokumentacja jest ważniejsza niż kiedykolwiek.
Jakie dokumenty są najczęściej wymagane?
- Formularz ofertowy (wzór publikowany przez zamawiającego).
- Oświadczenia o spełnianiu warunków udziału.
- Dokumenty potwierdzające brak podstaw do wykluczenia (np. zaświadczenia z ZUS, US).
- Referencje potwierdzające doświadczenie.
- Dokumenty techniczne lub certyfikaty (np. ISO, CE).
- Pełnomocnictwo – jeśli oferta jest składana przez pełnomocnika lub konsorcjum.
Co zmienia się w 2026 roku?
- Coraz częściej dokumenty muszą być podpisane kwalifikowanym podpisem elektronicznym.
- Integracja z CRU – część danych o umowach będzie jawna, więc wykonawcy muszą liczyć się z większą transparentnością.
- Więcej nacisku na dokumenty potwierdzające kryteria pozacenowe (np. ekologiczne, innowacyjne).
Najczęstsze błędy wykonawców
- Brak jednego z wymaganych zaświadczeń.
- Podpisanie dokumentu nie tym podpisem elektronicznym, który jest dopuszczony.
- Złożenie nieaktualnych referencji lub certyfikatów.
Jak uniknąć problemów?
Najlepiej stworzyć checklistę dokumentów dla każdego postępowania i upewnić się, że wszystkie załączniki są wgrane poprawnie do e-Zamówienia. Warto też korzystać z narzędzi, które analizują dokumentację i przypominają o brakujących elementach.
AI jako wsparcie w kompletowaniu dokumentów
Narzędzia AI mogą wskazać, jakie dokumenty są potrzebne w danym postępowaniu i ostrzec, jeśli oferta jest niekompletna. To ogromna oszczędność czasu i minimalizacja ryzyka odrzucenia oferty.
👉 Skorzystaj z ezamowienia.ai, aby upewnić się, że Twoja oferta zawsze zawiera wszystkie wymagane dokumenty.
Podsumowanie
W 2026 roku poprawność dokumentacji będzie jednym z najważniejszych czynników decydujących o sukcesie w zamówieniach publicznych. Starannie przygotowana oferta to podstawa – brak jednego dokumentu może kosztować utratę kontraktu wartego miliony.